HR systemer gavner virksomhederne

0

HR systemer er for mange større virksomheder blevet uundværlige – og det er der mange årsager til. HR systemer er blevet udviklet meget siden deres oprindelse, og i dag omfavner de også mange forskellige områder lige fra rekruttering til medarbejderudvikling.

Selvom de helt store virksomheder har fået øjnene op for værdien af et godt HR system, er der fortsat mange mellemstore og mindre virksomheder, som stadig ikke har set potentialet. Og det er en skam. Der er nemlig en lang række fordele ved at anvende et HR system.

Fordele ved et HR system

Fordelene ved at have et integreret HR system i virksomhederne er først og fremmest, at der skabes et komplet overblik over alle medarbejderne. Faktisk kan der skabes over en medarbejders komplette udvikling – lige fra rekrutteringen til medarbejderen stopper i ansættelsesforholdet. Derfor er HR systemer ikke kun til at opbevare medarbejderdata, men systemet kan også anvendes som et aktivt led i medarbejderudviklingen.

Hvad kan et HR system?

Et HR system har mange forskellige funktioner

Et HR system anvendes til mange forskellige opgaver. Helt oplagt vil et HR system anvendes som en medarbejderdatabase, som gemmer alle data om hver medarbejder – så det er samlet ét sted.

I forlængelse heraf tilbyder langt de fleste HR systemer i dag også en mulighed for et komplet rekrutteringssystem, som har til formål at lette hele rekrutteringsprocessen.

I forlængelse af rekutteringsprocessen, skal de personer, der ansættes, underskrive en ansættelseskontrakt. Derfor ser vi også flere og flere HR systemer, der tilbyder dette som en mulighed. Og sådan kan vi fortsætte processen for nyansættelser, der herefter vil aktivere en onboarding-proces.

På den måde kan et godt HR system anvendes fra den indledende kontakt fra en jobansøger, til personen bliver ansat og dennes data gemmes i medarbejderdatabasen.

Når al medarbejderdata er gemt ét samlet sted, bliver der derfor også lettere for HR afdelingen eller ledelsen at få overblikket over hver enkelt medarbejder og dennes udvikling. Og denne data kan selvfølgelig også danne grundlaget for medarbejderudviklingssamtalen, hvor medarbejderens videre udvikling kan aftales.

Lever dit HR system op til GDPR?

Lever dit HR system op til GDPR?

Den nye persondataforordning trådte i kraft den 25. maj 2018, og denne stiller naturligvis også krav til HR systemer. HR systemer bygger grundlæggende på behandlingen af persondata, og derfor er det særligt vigtigt, at alle HR systemer lever op til disse krav.

Selvom persondataforordningen betyder, at alle HR systemer skal leve op til de forskellige krav, som eksempelvis dokumentering for samtykkeerklæringer, generelle dokumentationskrav samt underretningspligten, hvis der skulle ske brud på datasikkerheden.

For mange har persondataforordningen betydet, at alle virksomheder har brugt lang tid på at dokumentere deres behandling af persondata samt processer for, hvordan eventuelle databrud skal underrettes. Kort sagt er der skærpede krav til alt, der vedrører persondata, og det har givet en masse ekstra arbejde til de ansvarlige i virksomhederne.

Netop her kan det være en klar fordel at benytte et HR system. Dermed vil al persondata være samlet ét sted, og det er let for de dataansvarlige at finde al data om en enkelt medarbejder. Ofte vil et digitalt system også kunne håndtere en række automatiske processer. Det kunne eksempelvis være regler for opbevaring af jobansøgninger, så disse ikke gemmes unødvendigt længe.

Alt i alt kan et HR system være til stor gavn for både større og mindre virksomheder. Det er derfor også naturligt, at der ses en vækst inden for dette område – både i forhold til antallet af virksomheder, der får implementeret et system, men også i forhold til antallet af udbydere.

Gode råd i forbindelse med anskaffelsen af et HR system

Har din virksomhed taget beslutningen om, at I skal have implementeret et HR system (eller vil I skifte til et andet system), får du her en række gode råd til, hvad I skal overveje, inden I træffer den endelige beslutning:

  • Hvad skal systemet kunne?
    • Lav en kravspecifikation over jeres ønsker.
    • Skal systemet kunne integreres med andre systemer?
  • Hvad er jeres aktuelle behov?
  • Hvor mange medarbejdere skal det kunne håndtere?
  • Er det muligt at skalere systemet, i tilfælde af medarbejderforøgelse (eller -mindskning)?
  • Er systemet fleksibelt, hvis jeres behov for funktioner ændrer sig?
  • Lever systemet op til GDPR?
  • Kan I få support på systemet, hvis I har behov for det?
  • Hvad er jeres budget for et HR system?
    • Undersøg om der er en opstartspris eller skjulte udgifter.
Share.