Et HR system er en vigtig ressource for mange virksomheder

0

 

Et HR system er uundværligt i større virksomheder, hvor det ellers kan være svært at bevare overblikket over alle medarbejderne. I mindre virksomheder kan et HR system dog være altafgørende for virksomheden – af flere årsager.

Et HR system er en vigtig ressource for mange virksomheder, da det også udfylder mange forskellige formål og funktioner. Et HR system er derfor en god investering for de fleste virksomheder. I dag koster et HR system også mindre end for blot nogle år siden, da HR systemer i dag udvikles som en cloud-løsning eller SaaS (Software as a Service). Dermed skal virksomhederne kun betale for den plads og det antal medarbejdere, der er i virksomheden.

HR systemet som administrativ ressource

Et HR system er først og fremmest et administrativt værktøj, som hjælper HR-afdelingen og ledelsen. Et HR system bygger først og fremmest på en medarbejderdatabase, og dermed skaber systemet et godt overblik over medarbejderne i virksomheden.

Et godt HR system giver et overblik over hver medarbejders kompetencer, færdigheder og ansvarsområder. Dermed kan ledere let finde den oplagte medarbejder til en given opgave.

Ydermere samler et godt HR system udviklingsaftaler og mål for de enkelte medarbejdere. Med dette overblik kan man altså også hurtigt følge op på medarbejderen på de områder, hvor det er nødvendigt.

Det komplette overblik over hver enkelt medarbejder kan være med til at sikre, at medarbejderne udvikler sig, og at de trives på arbejdspladsen.

HR systemet som økonomisk ressource

Økonomiske fordele ved et HR system

Ser man på det økonomiske aspekt ved et HR system, kan systemet bidrage til store besparelser. I dag er et HR system ikke en lige så stor investering for virksomhederne, som det var tidligere. I dag betaler virksomheden typisk kun for det antal medarbejdere, der er i virksomheden, og det er billigt både at opskalere og nedskalere, når det er nødvendigt.

Hvis en virksomhed tidligere har anvendt flere forskellige systemer til håndtering af medarbejdere, CV-database, medarbejderundersøgelse og -opfølgning, kan disse forskellige funktioner samles i ét system. Omkostningerne til systemer kan altså sænkes ved at samle funktionerne i ét system.

Derudover bidrager et HR system også til indirekte besparelser som eksempelvis lønninger eller tid, da systemet bidrager til en effektivisering af forskellige processer. Det kan eksempelvis være via en automatisering af manuelle processer.

HR systemet som juridisk ressource

Endeligt kan et HR system være en vigtig juridisk ressource. I maj 2018 trådte den europæiske persondataforordning, GDPR, i kraft. GDPR stiller krav til, hvordan persondata håndteres og opbevares. Alle virksomheder behandler persondata på deres medarbejdere, og derfor skal virksomhederne altså leve op til en række krav i denne forbindelse.

Her kan et HR system være altafgørende for en korrekt og nem håndtering og opbevaring af medarbejderdataene. Hvor virksomheder tidligere har gemt forskellige typer data forskellige steder, kan et HR system samle al medarbejderdata ét sted. Er der behov for det, kan al data på en medarbejder altså hurtigt findes ved et hurtigt opslag i HR systemets medarbejderdatabase. Det er dermed også lettere at slette persondata i forbindelse med en opsigelse eller lignende.

De funktioner, som et HR system udfylder i en virksomhed, betyder, at virksomheden har stor gavn af et HR system. Mange virksomheder vil hurtigt opleve, at et HR system kan automatisere en række processer samt spare HR-afdelingen for tid i forbindelse med at finde al data på én medarbejder.

Del denne artikel